Entwicklung einer effektiven Kommunikationsstrategie: Daten

Wenn Sie Schwierigkeiten haben, eine erfolgreiche interne Kommunikationsstrategie zu entwickeln, sind Sie nicht allein.

Warum fällt es so vielen Unternehmen schwer, eine effektive interne Kommunikationsstrategie zu entwickeln und aufrechtzuerhalten?

In manchen Fällen liegt es einfach an mangelnder Priorität. Führungskräfte erkennen möglicherweise nicht die entscheidende Rolle, die strategische Kommunikation bei der Ausrichtung von Teams, der Steigerung der Produktivität und dem Erreichen des Unternehmenserfolgs spielen kann.

In anderen Fällen verfügt die Führung möglicherweise einfach nicht über die Zeit, die Ressourcen oder das Fachwissen, um eine effektive Kommunikationsstrategie zu entwickeln. Daher greifen sie auf vage Leitbilder zurück oder übernehmen starre Pläne, die sich nicht an die sich ständig weiterentwickelnden Bedürfnisse der Organisation anpassen.

Beide Situationen sind unglücklich, aber vermeidbar, wenn Unternehmen:

Hier erfahren Sie, wie Sie genau das tun.

Den Grundstein legen

Bevor Sie eine effektive Kommunikationsstrategie umsetzen können, benötigen Sie eine Grundlage. Um es zu erstellen, müssen Sie:

Schaffen Sie Eigenverantwortung und Verantwortung

Organisatorische Nachrichten sind am effektivsten, wenn sie aus zwei oder drei konsistenten Quellen stammen. Kurz gesagt, wissen Sie, wer dafür verantwortlich ist, was an wen zu senden.

Dieser Ansatz sorgt für Konsistenz in der Kommunikation, schafft Vertrauen bei den Empfängern und verhindert Verwirrung.

FestnagelnKey Performance Indicators (KPIs)

Ermitteln Sie die richtigen KPIs, um die Leistung Ihrer Nachrichten zu messen und gehen Sie dabei über die üblichen Dinge wie Öffnungsraten hinaus. Verwenden Sie stattdessen Engagement-Kennzahlen wie:

Diese Kennzahlen ermöglichen ein differenzierteres Verständnis der Wirksamkeit Ihrer Strategie.

Kenne deine Zuhörer

Erwägen Sie die Segmentierung Ihrer Zielgruppe in kleinere Gruppen, damit Sie personalisierte Nachrichten senden können, die bei jeder Gruppe Anklang finden.

Durch die Ausrichtung auf bestimmte Abteilungen, Abteilungen oder Zeitzonen wird sichergestellt, dass die richtigen Informationen die richtigen Personen erreichen – was das Engagement und das Verständnis steigert.

WählenKommunikationskanäle)

Bevor Sie den geeigneten Kanal für Ihre Segmente auswählen, müssen Sie wissen, welche Kanäle Ihre Mitarbeiter nutzen und bevorzugen.

Um das herauszufinden, führen Sie Umfragen durch. Stellen Sie Fragen zur Nutzung der Mitarbeiter, welche Kanäle sie für am effektivsten halten und ob sie Verbesserungsvorschläge haben. Wenn Ihr Unternehmen bereits über Kommunikationstools verfügt, analysieren Sie die Nutzungsdaten, um herauszufinden, welche Kanäle am häufigsten genutzt werden.

ErstellenAusrichtung auf Unternehmensinitiativen

Stellen Sie sicher, dass Ihre Botschaften mit den allgemeinen Zielen und Prioritäten Ihres Unternehmens übereinstimmen – und seien Sie bereit, sich anzupassen, wenn sich diese Ziele ändern.

Seien Sie außerdem vorsichtig bei Überplanung. Obwohl detaillierte Nachrichtenpläne hilfreich sein können, können sie auch veraltet sein, wenn sich die Prioritäten des Unternehmens unerwartet ändern. Flexibilität stellt sicher, dass Ihre Nachrichten relevant bleiben und auf die sich ändernden Anforderungen des Unternehmens abgestimmt sind.

Setzen Sie Maßstäbe

Ein Fehler, den Unternehmen unserer Meinung nach machen, besteht darin, sich nur mit sich selbst zu vergleichen.

Während eine Steigerung Ihrer Öffnungsrate um fünf Prozent lobenswert ist, ergibt sie möglicherweise kein genaues Bild, wenn der Branchenstandard doppelt so hoch ist.

Um ein umfassendes Verständnis Ihrer Situation zu erlangen, ist es wichtig, externe Benchmarks zu berücksichtigen, die Branchenstandards und Best Practices widerspiegeln.

Wenn Sie sehen möchten, wie Sie im Vergleich zur Konkurrenz abschneiden, laden Sie unseren kostenlosen Benchmark-Bericht 2023 herunter. Der Bericht bietet E-Mail-Informationen aus über drei Milliarden internen E-Mails an fast 14 Millionen Mitarbeiter weltweit.

Senden Sie Nachrichten früher in der Woche

Wann ist der beste Zeitpunkt zum Versenden von Nachrichten? Unsere Forschung zeigt zwei Dinge:

Warum? Unser Verdacht ist, dass die Leute montags nach dem Wochenende aufholen und möglicherweise noch nicht ganz im Trend sind. Am Dienstag sind die Mitarbeiter eher gelassen und für das Lesen empfänglicher.

Senden Sie Nachrichten früher am Tag

Wir empfehlen außerdem, Nachrichten früher am Tag zu senden – vorzugsweise vor der Arbeitszeit.

Wenn Sie Ihre E-Mails gegen 6 oder 7 Uhr morgens zustellen, landen sie zu Beginn des Tages im Posteingang Ihrer Empfänger. Und wenn Sie ein Tool wie PoliteMail verwenden, können Sie dies im Voraus planen, sodass Sie nicht um 5 Uhr morgens aufstehen müssen, nur um eine E-Mail zu senden.

Aber das wirft die Frage auf: Wenn Sie Nachrichten früh am Tag versenden, erhöht sich dann nicht die Wahrscheinlichkeit, dass diese Nachricht inmitten der morgendlichen E-Mail-Flut in den Posteingängen der Mitarbeiter landet? Das ist ein berechtigter Punkt – und warum Ihre Botschaft hervorstechen muss.

Heben Sie Ihre Botschaft hervor

Um Ihre Botschaft hervorzuheben, senden Sie sie von E-Mail-Adressen, die die Aufmerksamkeit Ihrer Mitarbeiter wecken. Wenn Sie beispielsweise den Namen des CEO oder einer Führungskraft als Absender verwenden, erhält die Nachricht mehr Gewicht und erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass sie gelesen wird.

Halten Sie die Betreffzeilen kurz und prägnant

Wenn es um die interne Kommunikation geht, sind kurze und prägnante Betreffzeilen unerlässlich. Versuchen Sie etwa fünf bis sieben Wörter, um die Aufmerksamkeit der Mitarbeiter zu erregen und sie zum Öffnen der E-Mail zu ermutigen.

Diese Regel gilt auch für den Nachrichtentext selbst. Halten Sie Nachrichten zwischen 100 und 250 Wörtern.

Richten Sie Ihre Distributionen auf kleinere Zielgruppen aus

Wenn Sie Ihre E-Mail-Verteilungen auf kleinere Zielgruppen ausrichten, können Sie die Wirkung Ihrer Nachrichten erheblich verbessern.

Bedenken Sie, dass nicht alle Abteilungen die gleichen Interessen oder Aufgaben haben. Anstatt jeden mit einer riesigen, unternehmensweiten E-Mail zu bombardieren, senden Sie gezielte Nachrichten an bestimmte Gruppen. Dadurch wird sichergestellt, dass jede Abteilung Informationen erhält, die sie direkt betreffen.

Legen Sie großen Wert auf die Bilder

Als nächstes peppen Sie Ihre E-Mails mit auffälligen Bildern auf! Wenn Sie einen Newsletter versenden, können Bilder einen großen Unterschied machen.

Auch wenn einfache Nachrichten, die ausschließlich aus Text bestehen, wie eine kurze Notiz des CEO, gut funktionieren können, werden Sie feststellen, dass Newsletter durch fesselnde Bilder lebendig werden.

Ein Wort an die Klugen: Keine kitschigen Stockfotos, Cliparts oder alten Fotos von Mitarbeitern, die nicht mehr für das Unternehmen arbeiten!

Stellen Sie sicher, dass Nachrichten auf Mobilgeräte reagieren

Ihr Ziel sollte es immer sein, den Benutzern ein reibungsloses und benutzerfreundliches Erlebnis zu bieten – das bedeutet, dass Ihre Nachrichten für jedes Gerät optimiert sein sollten.

Berücksichtigen Sie das Leseniveau

Wir haben einmal mit einem Kunden zusammengearbeitet, der Nachrichten auf universitärem Leseniveau verschickte. Kein Wunder, dass sich die Mitarbeiter nicht engagierten! Verwenden Sie eine einfache und direkte Sprache, mit der Sie sich identifizieren können, und erleben Sie, wie die Lesezeit, das Engagement und die Klicks steigen.

Beschränken Sie Hyperlinks

Um Ihre Klickrate zu steigern, beschränken Sie die Anzahl der Links in Ihren E-Mails auf ein Minimum. Versuchen Sie im Idealfall, es auf nur einen Link zu beschränken.

Das mag herausfordernd klingen, insbesondere wenn Sie viele Informationen weitergeben möchten.

Eine Möglichkeit, dies zu erreichen, besteht darin, kürzere und häufigere Nachrichten zu versenden, die jeweils eine einzelne Geschichte oder ein einzelnes Thema mit einem entsprechenden Link enthalten. Dieser Ansatz vereinfacht nicht nur Ihre Nachricht, sondern erhöht auch die Wahrscheinlichkeit, dass Empfänger auf den Link klicken.

Legen Sie eine Routine fest

Die Etablierung einer Routine für den E-Mail-Versand ist eine wirksame Möglichkeit, Ihr Publikum anzusprechen. Indem Sie einen festgelegten Zeitplan einhalten, wecken Sie Vorfreude bei Ihren Empfängern, die Ihre Nachrichten an bestimmten Tagen erwarten.

Geben Sie Ihren Mitarbeitern Konsistenz, und Ihre Botschaften werden weitaus wirkungsvoller sein.

Micheal DesRochers ist geschäftsführender Gesellschafter bei PoliteMail Software.

Themen: E-Mail, Mitarbeiterengagement, interne Kommunikation

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